Comment être une bonne assistante de direction ?

 

par sandy64 |

     

L'assistante de direction verra bientôt son titre changer pour celui d'assistante de manager, rendant son titre plus "international". Il n'en demeure pas moins, qu'elle conserve les mêmes fonctions, à savoir assurer l'assistanat d'un ou deux dirigeants, dont généralement celui du Président. Elle est souvent perçue comme l'interface entre l'entreprise et l'extérieur ou encore entre ses supérieurs et les autres salariés. Mais comment être une bonne assistante de direction ? Voici quelques indices.

Étapes de réalisation

1.

On demande toujours à une assistante de direction d'avoir une tenue irréprochable. Voyez quels sont les critères de votre entreprise. Certains sont adeptes du tailleur avec une exception le vendredi qui peut être plus "Friday wear", ou plus "casual", donc décontracté. D'autres exigent une tenue stricte toute la semaine. Quoiqu'il en soit vous devrez veiller à avoir une présentation soignée et impeccable.

2.

Sachez vous exprimer correctement. A ce poste, vous êtes souvent amenée à parler avec des clients importants de votre entreprise et à prendre des rendez-vous pour vos supérieurs. Sachez communiquer professionnellement. Vous devriez aussi être parfaitement à l'aise et souriante au téléphone quelle que soit votre humeur !

3.

Cela peut paraître difficile dans certaines situations tendues, mais vous devez garder votre calme. Vos patrons peuvent subir beaucoup de pressions extérieures et ils comptent sur vous pour temporiser l'humeur générale.

4.

Sachez évaluer précisément votre gestion du temps. Si vous avez du mal à vous organiser, que vous vous laissez facilement "dépasser par les événements", il vous faudra faire appel à un stage de gestion du temps. Profitez de votre DIF pour demander une formation (exemple : Cegos organise des formations courtes très bien faites pour les assistantes).

5.

Perfectionnez-vous réguliièrement. On demande souvent à une assistante de direction de bien maîtriser au moins un logiciel de traitement de texte et un tableur. C'est encore mieux si vous maîtrisez un ou deux autres logiciels (PAO...). Il est indispensable de connaître au moins une langue étrangère parfaitement.

6.

Vous avez sans aucun doute un poste clé et, si votre patron vous fait suffisamment confiance pour vous confier ses dossiers confidentiels, il va de soi qu'il attend de vous, en retour, une grande discrétion. Sachez donc éviter judicieusement les quesitons de vos collègues, tout en tâchant de ne pas les froisser en montrant votre supériorité, du fait que vous soyez la seule à être dans les secrets des dieux !

Astuces et mises en garde

Astuce(s) :

Si les qualités techniques s'acquièrent assez rapidement, il n'est pas toujours si facile d'observer les règles de discrétion qui s'imposent et d'avoir suffisamment de tact pour ne heurter personne, même dans les situations les plus délicates. Ne vous inquiétez pas : cela s'acquiert au fil des expériences...

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Commentaires

cissone | 12/12/2014  

merci pour vos conseils, j'aspire à cette fonction.vos conseils me seront d'une aide précieuse

cyndie | 08/09/2014  

quelle est la différence existe entre assistance administrative et assistance de direction? ensuite est ce qu'une assistante administrative peut travailler en tant que secrétaire? merci

Céline KRAMOZA | 22/08/2014  

merci pour vos conseils mais je ne sais gérer mes humeurs face à mon supérieur hiérarchique merci de m'aider et aussi je n'arrive pas à communiquer avec mes collègues

franchesca | 12/06/2014  

Bonjour, je suis assistante de direction dans une agence immobilière, mais j'ai toujours du mal à bien n' exprimer devant les clients et mon directeur, qu'est que je peux faire s'il vous plaît aidez moi.

monamema | 12/08/2013  

je voudrai savoir la differance entre assistante de direction et assistante administrative,,,
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