Comment efficacement diriger une réunion ?

 

par freelance1 |

     
Comment efficacement diriger une réunion ?

Vous êtes-vous déjà rendu à une réunion qui s'est éternisée, et dont l'interlocuteur n'est jamais allé au bout des choses ? Ne commettez pas la même erreur. En prenant un peu de temps pour préparer la réunion, celle-ci commencera à temps. Restez concentré et allez au bout du sujet.

Quelles sont les fournitures nécessaires ?

  • De l'espace pour la réunion
  • Un plan de ce dont vous souhaitez discuter

Étapes de réalisation

1.

Commencez toujours votre réunion à temps. Quand vous commencez une réunion à temps, vous envoyez un message clair à toute l'audience afin qu'elle soit présente à l'heure. Si vous attendez les autres, vous insinuez que votre temps pour la réunion est flexible et par conséquent, vous avez perdu le contrôle de la réunion avant même qu'elle n'ait commencé.

2.

Introduisez le sujet de la réunion avec vos remarques d'ouverture. Ne gaspillez pas votre temps à tourner autour du pot. Rappelez-vous, leur temps est aussi important que le vôtre. Les courtes réunions ont des taux de participation et de réussite plus élevés que les longues réunions compliquées.

3.

Planifiez et respectez votre agenda. N'allez jamais en réunion sans une idée globale de ce que vous allez aborder. Après tout, vous avez organisé la réunion, il en va donc de votre responsabilité de savoir ce que vous allez dire, et comment vous allez le dire afin de garder l'attention de l'audience.

4.

Arrêtez-vous à temps. Si vous avez planifié votre réunion correctement, vous ne devriez avoir aucun problème à finir votre discours à temps. Évitez les hors-sujets et faites participer l'assistance en posant des questions telles que "Quelqu'un a-t-il des questions en ce qui concerne ce premier point ?"

5.

Après la réunion, faites un suivi auprès de vos participants. Une fois que vous avez fini votre réunion et que chacun a eu le temps de réagir ou répondre, demandez-leur un feedback. Assurez-vous que votre principale préoccupation ait été bien comprise. Si plus d'un membre de la réunion est confus, vous aurez sans doute besoin de leur réexpliquer.

Astuces et mises en garde

Astuce(s) :

Respectez le temps consacré à la réunion. Cela montrera aux autres que vous respectez aussi leur temps et ils verront que vos réunions sont bien planifiées.

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