Comment optimiser le travail de ses équipes en entreprise ?

 

par zayadio |

     
Comment optimiser le travail de ses équipes en entreprise ?

Optimiser le travail de son équipe

Vous souhaitez optimiser la transmission d'information entre vos équipes, gérer au mieux vos plannings, les travaux / projets en cours et centraliser la gestion des documents ? Cet article vous aidera à trouver la meilleure solution pour une gestion collaborative de vos équipes. La mise en place d'une stratégie de collaboration peut s'avérer très efficace en termes de coût et de productivité, puisque l'information transite plus vite, elle est partagée par toutes les personnes autorisées, de manière instantanée et l'activité de l'entreprise est du coup plus facile à archiver.

Quelles sont les fournitures nécessaires ?

  • Du papier et un stylo ou un pc avec un traitement de texte
  • Un peu de temps

Étapes de réalisation

1.

En premier lieu il faut vous poser les bonnes questions :
Quelles informations transitent entre les services et quels sont ces services ?
Qui a accès à quoi ?
Faut-il une gestion centralisée des plannings ou plutôt collaborative? etc
Le but est ici d'obtenir une liste exhaustive de tous vos besoins (messagerie, agenda partagé, blog, édition numérique, gestion de la relation clientèle, etc).

2.

Etablissez une liste des tâches et compétences au sein de vos équipes et organisez-les (sur papier) en plusieurs ensembles hiérarchiques :
- Groupe administratif
- Groupe Technique
- Groupe Commercial
- Groupe Finances/Gestion
- etc
Ces ensembles serviront de base d'analyse de votre besoin et à la conception de votre intranet :
- Un organigramme hiérarchique
- Une liste des contacts de votre société.

3.

A partir de ces éléments, faites une liste de l'existant :
- Avez-vous une solution de messagerie ?
- Comment vos agendas sont-ils gérés ?
- Comment les documents sont-ils archivés ? Combien ?
Cette étape vous permettra de déterminer le travail à effectuer pour mettre en place votre intranet et à définir un budget. Il vous reste ensuite à choisir un prestataire ou à réaliser vous-même l'installation et l'administration de votre intranet si vous disposez des compétences en interne.

Astuces et mises en garde

Astuce(s) :

Si vous avez des développeurs au service informatique, un site Internet déjà fonctionnel, vous pouvez recourir à des solutions libres comme egroupware et bien d'autres, qu'il leur sera relativement aisé à administrer.

En revanche, si vous ne disposez pas des ressource internes, choisissez un bon prestataire pour vous accompagner dans la réalisation de votre projet.

Mise(s) en garde :

Privilégiez les solutions basées sur les libres, qui vous permettront d'économiser des coûts importants en licences et d'acquérir à terme la maîtrise de votre solution, de la faire évoluer par vos propres soins ou par votre prestataire.

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Commentaires

christopher1 | 10/03/2012  

Désolé j'ai oublié de vous mentionner le site si vous souhaitez en savoir plus : http://www.beesapps.fr/note-ipad-beesy/ @+ Christopher

christopher1 | 10/03/2012  

Sujet très intéressant et d'autant plus d'actualités que je suis censé améliorer le workflow de mes équipes et c'est une prise de tête... Je sais pas si vous en avez entendu parlé mais depuis peu j'ai décidé d'équiper certains de mes managers d'un iPad avec une application de prise de note appelé Beesy. J'y ai trouvé les points que vous mentionnez ci-dessus et je souhaites la partager car hormis une prise en main assez longue elle est plutôt complète... Merci encore pour le sujet qui à mon sens mérite qu'on s'y attarde !!

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