Comment conduire une réunion ou un débat ?

Savoir conduire une réunion ne s’improvise pas. C’est une tâche qui demande assez de finesse et de savoir-faire. Il faut faire appel à vos talents de conciliateurs des points de vue antagonistes, dans l’optique de faire éclore une solution rencontrant l’assentiment unanime de tous les participants. D’entrée de jeu, il faut d’abord cerner l’objet de la réunion, c’est-à-dire, la problématique qui la justifie, ensuite, vous devez établir une ébauche d’ordre du jour, c’est-à-dire, un plan de travail qui devra être validé par l’assistance, enfin, vous devez lancer les débats.

Dès le début de la réunion, il est nécessaire de demander aux participants de se présenter, afin que chacun puisse connaître les autres. Un secrétaire sera désigné par vos soins, dans l’optique de noter toutes les phases de l’évolution de la réunion. Il vous appartiendra de rappeler régulièrement aux membres, le but et la durée de l’assise. Rassurez-vous également que tous les membres aient parfaitement compris l’objet et l’enjeu de cette réunion. Dès lors que tout ceci sera fait, vous pourrez donner le signal afin d’entrer dans le vif du sujet. Vous ne pourrez pas mener conduire une réunion sans poser toutes les bases décrites plus haut.

L’étape de la réunion proprement dite est marquée par les questions que vous impulserez et dont vous rechercherez les réponses en donnant la parole à chaque participant à tour de rôle ou sur leur demande. Au fur et à mesure que les débats avancent, vous devez rappeler à l’assistance, les sujets déjà résolus et ceux qui restent à traiter. Vous devez également rappeler les points de vue globaux ayant été émis, ainsi que les points sur lesquels, l’unanimité des membres a été acquise. Telle est la manière dont vous pourrez conduire le point d’orgue de votre réunion qu’il ne restera qu’à conclure.

En guise de conclusion, vous exposerez la synthèse des points de vue émis, assortie des grandes décisions arrêtées par les membres. Si la problématique de départ a trouvé une solution à laquelle tous les membres sont d’accord, vous pourrez estimer que vous avez su conduire la réunion à de bonnes fins.