Comment gérer les frais engagés par les bénévoles d'une association ?

Une association compte essentiellement sur le bénévolat pour fonctionner. A ce titre, il peut arriver que les bénévoles soient amenés à se déplacer ou à effectuer quelques tâches pour le compte de l'association. Il sera alors juste de leur rembourser tout ou partie des frais engagés. Voyez comment procéder.

Étapes de réalisation

Avant tout, il convient de fixer certaines limites par écrit. Seront précisés les types de frais remboursables et le montant du remboursement (ou son mode de calcul).

Ensuite, il est plus simple que les bénévoles payent sur leurs propres deniers, conservent les justificatifs nécessaires et se fassent rembourser tout ou partie de leurs dépenses par la suite. Donner des espèces ou des chèques en blanc à des bénévoles est la pire des solutions.

Il conviendra de tenir à jour un historique par bénévole des frais remboursés par l'association pour plus de clarté dans la tenue des comptes et de lui fournir une copie des justificatifs pour éviter tout malentendu. Enfin, il est préférable d'effectuer les remboursements par chèque.

Astuces et mises en garde

Pour les frais de transport, mieux vaut utiliser le barème de l'administration fiscale.