Comment imposer la saisie dans une liste Excel ?

 

par némésis1 |

     

Parfois dans une base Excel, certains mots-clés ne vous permettent pas d’accéder à des résultats du même type, comme par exemple, les nuances entre les termes « comédies » et « comiques ». Cependant, cela devrait vous amener à un même résultat dans une base de données. Pour remédier à ce problème d’incompréhension, vous pouvez forcer votre base à reconnaître ce type de saisie et agencer les résultats du même type.

Étapes de réalisation

1.

Nous prendrons toujours comme exemple une fiche Excel permettant l’emprunt ou l’achat d’un DVD ou d’un livre. Dans le champ « Genre », ne saisissez pas n’importe quoi car il serait impossible de rechercher un genre précis dans la base. Ainsi, si vous recherchez des films estampillés « Drame », vous ne trouverez pas ceux pour lesquels vous avez saisi « Dramatique ».

2.

Voici comment imposer à l’utilisateur une saisie « fermée ». Créez une nouvelle feuille dans votre classeur en cliquant sur le bouton placé à droite des onglets, en bas à gauche. Dans cette nouvelle feuille, saisissez dans une colonne les contenus autorisés à raison d’un par cellule, sans laisser de cellule vide. Sélectionnez cette liste puis, dans la zone « Nom », en haut à gauche, saisissez « LesGenres » et validez par « OK ». Vous pouvez choisir un autre nom, mais évitez d’utiliser les noms des champs de votre base.

3.

Revenez dans la feuille « Titres », sélectionnez toute la colonne « Genres », ouvrez la fenêtre « Validation des données ». Dans le champ « Autoriser », choisissez « Liste ». Cliquez dans le champ « Source » et appuyez sur la touche « F3 », puis sélectionnez « LesGenres » dans la liste des champs. Validez deux fois par « OK ». Désormais, quand vous cliquez dans une cellule du champ « Genre », une liste s’affiche à droite et vous pouvez y choisir un élément.

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