Comment faciliter l'archivage des documents ?

 

par yannb04 |

     

Toutes les entreprises sont tenues de conserver bon nombre de documents bancaires, comptables ou encore administratifs. Mais ces archives "papier" deviennent vite encombrantes et il devient indispensable de se débarrasser de toute cette paperasse.

Quelles sont les fournitures nécessaires ?

  • Un photocopieur performant
  • Plusieurs supports de données (disque dur externe, emplacement sur serveur etc.)
  • Un logiciel d'édition de fichiers PDF

Étapes de réalisation

1.

Prenez un carton d'archives et listez-en le contenu. Sur un ordinateur, créez un dossier qui représentera le carton et créez à l'intérieur autant de sous-dossiers que ce qu'il y en a dans le carton.

2.

Vous allez ensuite numériser les dossiers un par un. Si jamais le dossier est trop épais, partagez-le en paquets de 50 pages environ. Vérifiez qu'il n'y a pas d'agrafes, de trombones, de pochettes en plastique etc. et placez le paquet dans le bac du photocopieur.

3.

Paramétrez la machine pour que soit créé un document PDF de bonne qualité qui sera temporairement stocké sur le serveur de l'entreprise par exemple. Lancez la numérisation (en recto-verso si besoin).

4.

Une fois la numérisation finie, ouvrez le fichier PDF et vérifiez qu'il est l'exacte copie du tas de papiers. Si vous avez partagé un dossier, utilisez un programme (comme Adobe Acrobat) pour fusionner les PDF en un seul. Placez ensuite le fichier dans le sous-dossier créé précédemment.

5.

Si nécessaire, ajoutez dans les propriétés du fichier PDF des mots-clés qui permettront d'avoir un aperçu de tout ce qui se trouve dans le fichier sans l'ouvrir.

6.

Reproduisez l'opération autant de fois que nécessaire. Sauvegardez ensuite les archives numérisées sur au moins deux supports différents. Pensez enfin à détruire et recycler les papiers.

Astuces et mises en garde

Astuce(s) :

Evitez d'utiliser une agraffeuse pour des documents qui vont partir aux archives, il faudra ensuite les enlever...

Mise(s) en garde :

N'hésitez pas à en discuter avec un professionnel.

Ne détruisez pas tout de suite les archives papier.

L'idéal est de conserver une version papier et électronique des documents pendant un certain temps.

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