Comment calculer une note de frais kilométriques pour un salarié ?

Comment calculer une note de frais kilométriques pour un salarié ?

Si certains salariés jouissent d'une voiture de fonction mise à disposition pour leur employeur, tout le monde n'a pas cette chance. Nombreux sont les salariés qui utilisent pour raison professionnelle leur propre véhicule. Afin d'être indemnisés, ils se doivent de conserver tous les justificatifs nécessaires au calcul de leurs frais de déplacement. Ce calcul dépend de critères précis.

Étapes de réalisation

1.

Les frais de déplacement sont évalués selon un barème publié chaque année par l'administration fiscale.
Ce barème prend en compte la consommation de carburant, l'usure usuelle du véhicule, incluant frais de réparation et d'entretien courant, ainsi que les primes d'assurance. Mais il ne comprend pas les frais de péage ou de stationnement qui peuvent s'ajouter à ces frais s'ils sont justifiés.

2.

Le calcul des frais de déplacement diffère selon le nombre de kilomètres parcourus, ainsi que le nombre de CV du véhicule utilisé.
L'administration fiscale distingue 3 cas : le salarié a parcouru de 0 à 5 000 Km, de 5 000 à 20 000 Km ou + de 20 000 au cours de l'année.
La puissance fiscale reconnue va de 3 à + de 13 CV fiscaux.

3.

Pour chaque cas, le calcul se fait en multipliant la distance parcourue par un coefficient. Celui-ci augmente en fonction du nombre de CV du véhicule et diminue progressivement avec les Km parcourus.
Retrouvez toutes les informations relatives à ce sujet sur le web-site de l'URSSAF.

4.

Exemple : Clio de 4cv
- de 5 000 Km : distance x 0,466 = frais en €
5 000 < d < 2 000 : (distance x 0,262) + 1020 = frais en €
+ de 20 000 Km : distance x 0,313

Allez sur la page http://www.urssaf.fr/profil/employeurs/baremes/baremes/frais_professionnels_04.html
et calculer vos frais en fonction de votre situation.

Astuces et mises en garde

Astuce(s) :

Cette grille de calcul est utilisable par les contribuables afin de déduire de l'impôt sur le revenu leurs frais de déplacement (domicile-travail).

Mise(s) en garde :

Certains employeurs peuvent avoir recours à un système de forfait pour les petits déplacements.

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