Comment réaliser un publipostage sur Word ?

 

par adela |

     

Le publipostage est une opération qui consiste à rédiger un même courrier pour l'envoyer à plusieurs destinataires tout en personnalisant chaque lettre. Pour réaliser un publipostage, il vous faut une lettre type et une source de données.

Quelles sont les fournitures nécessaires ?

  • Word

Étapes de réalisation

1.

Lancez la commande "Outils", "Lettres et publipostage", "Fusion et publipostage". Le volet "Fusion et publipostage" s'ouvre.

2.

Cliquez sur "Lettres" puis sur "Suivante : Document de base".

3.

Cliquez sur l'option "Utiliser le document actuel". Pour utiliser une lettre déjà créée, il faudrait choisir "Utiliser un document existant". Puis cliquez sur "Suivante : Sélection des destinataires".

4.

Cliquez sur l'option "Saisir une nouvelle liste" puis sur "Créer" pour ouvrir la fenêtre "Créer une liste d'adresses" qui comporte des noms de champs prédéfinis et des zones d'entrées de données.

5.

Cliquez sur le bouton "Personnaliser..." pour renommer, supprimer, ajouter des champs dans la liste.

6.

Supprimer : dans la fenêtre "Personnaliser la liste d'adresses", cliquez sur un nom de champ puis sur "Supprimer" pour les champs inutiles. Confirmez par "Oui".

7.

Renommer : cliquez sur un nom de champ puis sur "Renommer" pour modifier le nom.

8.

Ajouter : cliquez sur "Ajouter" puis saisir le nom pour créer. Appuyez ensuite sur "OK".

9.

Pour modifier l'ordre des champs, cliquez sur les boutons "Monter" et "Descendre" après avoir sélectionné le champ en cliquant dessus. Appuyez sur "OK".

10.

Saisir la première fiche, après avoir cliqué dans la zone "Nom". Cliquez sur le bouton "Nouvelle Entrée" et saisir les autres fiches des destinataires du courrier.

11.

Cliquez sur "Fermer" à l'issue de la saisie de la dernière fiche. La fenêtre "Enregistrer une liste d'adresse" est proposée. Il s'agit d'une fenêtre de sauvegarde où il faut saisie le nom du fichier.

12.

La liste des destinataires est affichée sous forme d'un tableau dont toutes les fiches (une ligne par fiche) sont cochées donc activées. Pour désactiver une fiche, il suffit de cliquer dans la case, puis sur "OK". La barre d'outils "Fusion et publipostage" est affichée.

13.

Cliquez sur "Suivante : Écriture de votre lettre".

14.

Pour insérer un champ de fusion, cliquez sur l'icône " Insérer un champs de fusion" de la barre d'outils "Fusion et publipostage". Dans la fenêtre "Insérer un champ de fusion", cliquez sur le champ désiré puis sur le bouton "Insérer". Fermez pour repasser dans le document.

15.

Cliquez sur "Suivante : Aperçu de vos lettres".

16.

Cliquez sur "Suivante : Fin de la fusion".

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