Comment devenir une secrétaire indispensable ?

 

par sandy64 |

     
Comment devenir une secrétaire indispensable ?

Le métier de secrétaire n'est pas une profession comme les autres. On travaille, en quelque sorte comme prestataire de services pour un client, dénommé "le patron" et la qualité du travail doit être impeccable. Le binôme patron-secrétaire doit s'entendre au mieux pour travailler en harmonie et pour devenir une secrétaire indispensable, il faut que la secrétaire en fasse un peu plus que juste ce qu'on attend d'elle.

Quelles sont les fournitures nécessaires ?

  • - une bonne organisation ;
  • - des qualités d'anticipation ;
  • - de la courtoisie ;
  • - des nerfs d'acier !

Étapes de réalisation

1.

La secrétaire indispensable doit avoir une organisation irréprochable. Aussi assure-t-elle au quotidien, avec minutie, son classement et celui de son patron. Ce dernier doit pouvoir lui demander le dossier X ou la lettre Y sans qu'elle mette le reste de la journée à le retrouver !

2.

La secrétaire indispensable sait répondre avec élégance au téléphone. Elle garde le sourire en toute circonstance. Elle est toujours agréable avec les correspondants aimables ou les clients grincheux.

3.

La secrétaire indispensable sait mentir efficacement et, si son patron lui dit qu'il n'est là pour personne, elle ne pique pas un fard en annonçant à un visiteur que son patron est en déplacement. Elle reste naturelle.

4.

La secrétaire indispensable sait toujours où localiser son patron si la société prend feu. En revanche, elle ne sait pas où le joindre si l'épouse appelle et que le patron est sorti depuis trois heures avec la directrice des ressources humaines, nouvellement embauchée. Elle sait dire à l'épouse qu'il est parti à une réunion, mais que - pourtant çà ne lui ressemble pas - il a oublié son téléphone portable sur le bureau !

5.

La secrétaire indispensable est loyale. Elle ne raconte jamais les petits secrets de son employeur, ne se moque pas de ses cravates ou de son look année 50, ne tarie pas d'éloges sur les côtés humains de son patron, qui n'a pas pu remettre la prime de Noël à son personnel, mais se rattrapera lors d'une prime exceptionnelle à Pâques.

6.

La secrétaire indispensable est dis-po-ni-ble ! On ne le répétera jamais assez : si vous commencez à ranger votre bureau à 17 H 55 pour être en bas de l'immeuble de la Tatal à 18 H 00 tandis que votre patron déboule dans votre bureau à 18 H 05 pour vous remettre LA note urgente dont il vous parle depuis ce matin 8 H, vous serez certaine d'avoir un accueil de dogue le lendemain matin.

7.

Si elle n'est pas disponible, la secrétaire indispensable, s'arrange pour trouver une bonne copine-collègue-pigeon, sans mari, sans enfants et sans vie privée, pour lui demander de prendre la relève auprès de son patron pour taper LA note urgente. Elle informe son patron que son enfant vient de faire une rage de dents et qu'elle doit partir, mais que toutes les consignes sont laissées à sa secrétaire (eh oui, la secrétaire indispensable a sa propre secrétaire).

8.

La secrétaire indispensable doit aussi être le cerveau de son patron. Elle doit lui rappeler tous ses rendez-vous, voire même les anniversaires de proches collègues. Dans certains cas, elle peut aussi être amenée à gérer l'agenda privé de son patron.

9.

La secrétaire indispensable doit savoir faire le café mieux que personne. En fait elle n'amène que le plateau sur le bureau de son patron : elle s'arrange pour faire préparer en coulisse ledit café par une secrétaire moins débordée qu'elle.

10.

La secrétaire indispensable est toujours là quand on l'appelle : elle ne passe donc pas son temps à la machine à café et elle ne passe pas son heure de déjeuner... à déjeuner ! Elle anticipe déjà sur l'après-midi. Elle sait, avant l'avoir vu, tout ce que son patron va lui demander. A peine arrive-t-il de son déjeuner qui a duré 3 heures que le travail qu'il ne lui a pas encore demandé est déjà sur son bureau, carré !

11.

La secrétaire indispensable ne s'énerve jamais, pas même quand le patron déboule dans son bureau en aboyant que le rapport de 50 pages est truffé de fautes et qu'il faut le corriger dans la minute. Elle garde des nerfs d'acier lorsque les autres ont les jambes en coton.

Commentaires

guillaume7 | 22/10/2014  

Bonjour,


Peut-être que vous ne dormez plus assez ?...
Habituez-vous à :• essayer de revenir à ce que vous faites dès que vous sentez la concentration fuir. je sais, c'est facile à dire ! • vous remémorer votre objectif pour vous remotiver
Accordez-vous une pause si nécessaire.
Pratiquer la méditation tous les jours est aussi bon pour la concentration.
Stonlye a écrit :
Bonjour, je suis secrétaire et j'ai un réel problème de concentration ces derniers temps(dont je n'ai aucune idée de la cause) ce qui m'emmène a faire beaucoup d'erreurs. mon patron est extrêmement exigeant et rigoureux en ce qui concerne le travail fait, les anticipations et les rappelle. Quelqu'un aurait-il des conseils pour moi?

Stonlye | 21/10/2014  

Bonjour, je suis secrétaire et j'ai un réel problème de concentration ces derniers temps(dont je n'ai aucune idée de la cause) ce qui m'emmène a faire beaucoup d'erreurs. mon patron est extrêmement exigeant et rigoureux en ce qui concerne le travail fait, les anticipations et les rappelle. Quelqu'un aurait-il des conseils pour moi?

nouche34 | 03/10/2014  

je suis Secrétaire et mon patron n'est jamais a l'heure et il est toujours absent comment puis-je gérer cette situation? ça me dérange beaucoup?

cyndie | 08/09/2014  

je suis secrétaire et mon patron n'est jamais a l'heure comment puis-je gérer cette situation ? puisque ce défaut d’être un retardataire me dérange beaucoup?

edilia.eralus | 20/06/2014  

en tant que secrétaire si le Patron vous harcèle qu est-ce qu on peut faire dans ce cas-là ?

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