Comment créer une bible de secrétariat ?

 

par sandy64 |

     

Créer une bible de secrétariat est un travail long et fastidieux. Cependant, si vous faites votre bible progressivement, vous réaliserez que, le jour où vous devez vous absenter, vous gagnerez un temps précieux pour vous-même et pour la personne qui prendra votre poste en interim. Voici comment élaborer votre bible de secrétariat.

Quelles sont les fournitures nécessaires ?

  • - un gros classeur ;
  • - des intercalaires de A à Z ;
  • - un logiciel de traitement de texte (exemple : Word).

Étapes de réalisation

1.

Chaque fois que vous réalisez une opération, tapez le "mode d'emploi" dans votre document que vous appellerez "Bible". Vous réceptionnez votre courrier tous les jours et avez à suivre une certaine procédure pour distribuer le courrier ou pour classer le courrier à traite ? Tapez une note explicative sur Word que vous enregistrerez à la lettre "C" comme courrier.

2.

En fait, vous devez inscrire noir sur blanc, toutes les tâches que vous devez effectuer à votre poste et vous demander comment l'expliquer de façon claire à une personne qui ne connaît pas du tout le poste que vous occupez pour qu'elle s'y retrouve à votre place.

3.

Le moindre détail doit être répertorié dans votre bible. Cela comprend également votre système de classement. En effet, tout le monde n'adopte pas forcément un classement alphabétique et si vous avez classé vos dossiers par numéro ou par chronologie, vous expliquerez en détail votre plan de classement à la lettre "C" comme classement.

4.

Votre bible doit également comporter votre façon d'organiser vos fichiers informatiques. Ca n'a l'air de rien, mais d'une personne à l'autre les us et coutumes changent en matière de classement. Si vous avez créé des dossiers particuliers, faites-en la liste. Votre remplaçante sera ravie de ne pas chercher un document pendant une heure que votre patron lui demande de lui ré-imprimer pendant votre absence.

5.

Une fois que vous aurez recensé toutes vos tâches dans les moindres détails, gardez précieusement le fichier informatique pour le remettre éventuellement à jour régulièrement ou le complétez. Imprimez-le et classez-le par ordre alphabétique au moyen de votre jeu d'intercalaires. Vous pourrez également concevoir un sommaire en début de classeur pour rendre votre bible encore plus simple d'utilisation.

Astuces et mises en garde

Astuce(s) :

Même les détails peuvent avoir leur importance. Si votre patron vous a fait connaître ses désiderata en matière d'accueil et que vous savez qu'il ne reçoit jamais les personnes qui n'ont pas pris rendez-vous, mentionnez-le à "A" comme "accueil" des visiteurs. En ayant parcouru votre bible votre remplaçante évitera de mettre votre patron de mauvaise humeur en l'obligeant à recevoir quelqu'un alors qu'il ne l'a pas prévu.

Mise(s) en garde :

Lorsque vous déciderez de rédiger votre bible, faites-en une petite partie tous les jours. Reprenez-la chaque fois que vous avez un creux dans votre emploi du temps. çà n'a l'air de rien, mais le jour où vous penserez à prendre des vacances, votre patron aura certainement des tas de choses à boucler avant votre départ et si vous avez prévu de faire votre bible dans les 15 derniers jours, vous n'aurez pas le temps suffisant pour la terminer.

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Commentaires

solange2 | 20/06/2013  

très pratique ça permet de ne pas se perdre dans la gestion du courrier et d'être toujours à la page mais j' aimerai avoir beaucoup plus de conseils sur sa création car je travaille au secrétariat dans une délégation de la sante publique et je n'ai pas beaucoup d’expérience merci pour vos conseils . Solange

Juvenal | 24/11/2012  

Très belle astuce. Pratique pour une gestion transparente des informations tenant compte des dispositions réglementaires dans l institution. Cependant, la création de ce précieux document exige plus de temps et de savoir faire. Juvenal

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