Comment organiser un voyage d'affaires pour son patron ?

 

par sandy64 |

     

Si vous êtes l'assistante d'un homme d'affaires qui voyage beaucoup, vous devez vous habituer à le seconder dans la préparation de son déplacement, voire même à tout organiser pour lui de A à Z. Voici quelques conseils pour organiser un voyage d'affaires pour votre patron.

Quelles sont les fournitures nécessaires ?

  • - un agenda,
  • - une check-list,
  • - un dossier de voyage

Étapes de réalisation

1.

Si vous travaillez dans une très grande structure, vous aurez certainement une agence de voyages à votre disposition dans l'entreprise. Il vous suffit alors de bien déterminer avec votre patron, quels sont ses desiderata en matière de voyage, ses dates, ses impératifs hôteliers et de fournir toutes les informations à l'agence qui s'occupera du reste.

2.

Si vous devez organiser les réservations vous même, faites preuve de beaucoup de méthode et utilisez votre agenda pour noter au fur et à mesure les choses à faire : réservation des billets, des hôtels, prise de rendez-vous, etc... Renseignez-vous bien au sujet des formalités à accomplir, notamment si votre patron a besoin d'un visa, de vaccins particuliers, etc...

3.

Ouvrez un dossier de voyage dans lequel vous mettrez les différentes pièces au fur et à mesure que vous collectez les informations : billets d'avion, vouchers, adresses des rendez-vous, plans de la ville, dossiers de présentation que votre patron emmène, etc...

4.

Faites régulièrement le point avec votre patron. Inutile d'attendre qu'à la dernière minute, il vous demande à quelle heure décolle son avion et vous entendre dire qu'il aurait voulu arriver à destination avec plus d'avance pour pouvoir faire un peu de shopping avant son rendez-vous. Vous seriez obligée de tout ré-organiser dans l'urgence et donc le stress.

5.

Une fois que le voyage est presque organisé, vous élaborerez une check-list sur Word ou Excel pour y recenser tout ce que votre patron doit emporter avec lui : billets d'avions, fax de réservations pour les divers hôtels, papiers d'identité, visa si nécessaire, carnet de santé, adresse des rendez-vous, plans, coordonnées du P.E.E., des Chambres de Commerce, ordinateur portable, téléphone, cartes de visites, etc...

Astuces et mises en garde

Astuce(s) :

Gardez précieusement une copie du plan de voyage de votre patron. Vous saurez ainsi toujours où le joindre.

Préparez également votre propre travail pendant son absence et posez-lui toutes les questions nécessaires afin de pouvoir assurer correctement la permanence durant son voyage.

Mise(s) en garde :

Même si vous êtes devenue experte en préparation de voyages d'affaires, n'attendez pas la dernière minute pour faire vos réservations. A certaines périodes, les avions sont chargés. De même, les hôtels sont parfois pris d'assaut au moment des salons ou autres manifestations. Gardez-vous une marge de manoeuvre.

Commentaires

Mélissa | 25/01/2013  

salut Nassi042 Je me permets de vous écrire pour savoir si vous pouviez m'aider sur ce devoirs, Depuis 2010 sans aucun doute vous êtres en poste de travail d'assistante. quel soulagement d'avoir enfin eu son diplôme plus de stress et d'angoisse des examens surtout Bref, j'aimerais que vous puissiez m’aider SVP. J'attends votre réponse avec impatience

kiky | 25/06/2012  

mr6, bcp grace à ça g peut efficacement organiser le voyage de mn cher patron ss soucis

fatou | 19/06/2012  

cc

zaz1 | 19/12/2011  

Bonjour tout le monde, je cherche un poste d'assistante de direction depuis juillet 2011. je suis débutante dans le milieu car je viens d'obtenir le diplome... pas évident du tout de décrocher un contrat :s pourtant je suis trilingue et disponible dans la France entière. quelqu'un peut me renseigner dans quelle genre d'entreprise dois-je postuler? ou avez-vous eu des échos concernant par ex un départ en retraite ou un congé?

Tonia19 | 17/11/2011  

merci bocoup pour ce coup de main, je suis assistante et préparer un voyage sur un autre pays voire continent n'est pas du tout facile. Merci encore

bois | 10/05/2011  

merci pour vos précieux conseils. je suis Assistante de Direction et je viens d'organiser le voyage de mon patron. pfffff, une vraie catastrophe!!!!!! rien qu'à y penser j'en fais des cauchemards. si vous avez d'autres petites astuces, ce serait vraiment bien de nous les donner. rolande

wheasper | 08/02/2011  

miciii bcp , ça m'aide beaucoup!!!

cam19 | 11/10/2010  

nassi042 c a toi de faire tes devoirs de cours par correspondance pas les autres !!! c pas malin de recopier les ennoncés exactes . a toi de chercher par tes propres moyens sur internet t'as pas besoin qu'on te mache le travail .en plus tout est expliqué la je vois pas ce que tu veux de plus.

anusha | 04/08/2010  

Bonjour à tous voila je m'apelle anusha et je suis étudiante en deuxième année de secrétariat. Mon amie et moi devons préparer un dossier sur les voyage sd'affaires et je me demandais si quelqu'un pourrait nous donner plus d'informations sur le rôle de la secrétaire avant, pendant et après le voyage! Merci d'vance et bonne journée à tous!

yosra | 27/07/2010  

Bonsoir, Moi, aussi je suis une secrétaire de direction Débutante, tellement besoin de ces Super Conseilles!!

michou210 | 01/06/2010  

Salut Moi c'est chantal, je suis assistante de direction. merci pour vos conseil *******@yahoo.fr

nassi042 | 07/02/2010  

comment préparer un voyage de A à Z pour Londres , pour une durée de 4 jours , afin de rencontrer des clients importants Messieurs SMITH , O'BRIEN et DAVIS? veuillez m'expliquer s'il vous plait point par point tout ce que vous devez faire ou prévoir pour donner satisfaction a votre patron .Votre roles est d'etre la secrétaire de MR RENAUD , PDG de votre entreprise par avance merci Cordialement

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