Comment organiser un voyage d'affaires pour son patron ?

 

par sandy64 |

     

Si vous êtes l'assistante d'un homme d'affaires qui voyage beaucoup, vous devez vous habituer à le seconder dans la préparation de son déplacement, voire même à tout organiser pour lui de A à Z. Voici quelques conseils pour organiser un voyage d'affaires pour votre patron.

Quelles sont les fournitures nécessaires ?

  • - un agenda,
  • - une check-list,
  • - un dossier de voyage

Étapes de réalisation

1.

Si vous travaillez dans une très grande structure, vous aurez certainement une agence de voyages à votre disposition dans l'entreprise. Il vous suffit alors de bien déterminer avec votre patron, quels sont ses desiderata en matière de voyage, ses dates, ses impératifs hôteliers et de fournir toutes les informations à l'agence qui s'occupera du reste.

2.

Si vous devez organiser les réservations vous même, faites preuve de beaucoup de méthode et utilisez votre agenda pour noter au fur et à mesure les choses à faire : réservation des billets, des hôtels, prise de rendez-vous, etc... Renseignez-vous bien au sujet des formalités à accomplir, notamment si votre patron a besoin d'un visa, de vaccins particuliers, etc...

3.

Ouvrez un dossier de voyage dans lequel vous mettrez les différentes pièces au fur et à mesure que vous collectez les informations : billets d'avion, vouchers, adresses des rendez-vous, plans de la ville, dossiers de présentation que votre patron emmène, etc...

4.

Faites régulièrement le point avec votre patron. Inutile d'attendre qu'à la dernière minute, il vous demande à quelle heure décolle son avion et vous entendre dire qu'il aurait voulu arriver à destination avec plus d'avance pour pouvoir faire un peu de shopping avant son rendez-vous. Vous seriez obligée de tout ré-organiser dans l'urgence et donc le stress.

5.

Une fois que le voyage est presque organisé, vous élaborerez une check-list sur Word ou Excel pour y recenser tout ce que votre patron doit emporter avec lui : billets d'avions, fax de réservations pour les divers hôtels, papiers d'identité, visa si nécessaire, carnet de santé, adresse des rendez-vous, plans, coordonnées du P.E.E., des Chambres de Commerce, ordinateur portable, téléphone, cartes de visites, etc...

Astuces et mises en garde

Astuce(s) :

Gardez précieusement une copie du plan de voyage de votre patron. Vous saurez ainsi toujours où le joindre.

Préparez également votre propre travail pendant son absence et posez-lui toutes les questions nécessaires afin de pouvoir assurer correctement la permanence durant son voyage.

Mise(s) en garde :

Même si vous êtes devenue experte en préparation de voyages d'affaires, n'attendez pas la dernière minute pour faire vos réservations. A certaines périodes, les avions sont chargés. De même, les hôtels sont parfois pris d'assaut au moment des salons ou autres manifestations. Gardez-vous une marge de manoeuvre.

Ajouter un commentaire 

Commentaires

Melissa11 | 25/01/2013  

salut Nassi042 Je me permets de vous écrire pour savoir si vous pouviez m'aider sur ce devoirs, Depuis 2010 sans aucun doute vous êtres en poste de travail d'assistante. quel soulagement d'avoir enfin eu son diplôme plus de stress et d'angoisse des examens surtout Bref, j'aimerais que vous puissiez m’aider SVP. J'attends votre réponse avec impatience

kiky | 25/06/2012  

mr6, bcp grace à ça g peut efficacement organiser le voyage de mn cher patron ss soucis

fatou3 | 19/06/2012  

cc

zaz1 | 19/12/2011  

Bonjour tout le monde, je cherche un poste d'assistante de direction depuis juillet 2011. je suis débutante dans le milieu car je viens d'obtenir le diplome... pas évident du tout de décrocher un contrat :s pourtant je suis trilingue et disponible dans la France entière. quelqu'un peut me renseigner dans quelle genre d'entreprise dois-je postuler? ou avez-vous eu des échos concernant par ex un départ en retraite ou un congé?

Tonia19 | 17/11/2011  

merci bocoup pour ce coup de main, je suis assistante et préparer un voyage sur un autre pays voire continent n'est pas du tout facile. Merci encore
Lire la suite des commentaires sur le forum

Sur le même thème

garavan

Comment partir à la découverte du delta de l'Orénoque ?

Loin des clichés qui présentent le Vénézuela comme étant une destination à risque en ce qui concerne la sécurité, ce qui est en partie vrai dans les grandes villes, il y a un Vénézuela que l'on peut découvrir en toute tranquillité. C'est notam

Titiana

Comment découvrir Antigua-et-Barbuda à travers son carnaval ?

Antigua-et-Barbuda compte parmi les perles des Antilles. Cette île est fortement ancrée dans ses traditions et folklores. Si votre séjour est programmé fin juillet - début août, vous ne devez surtout pas manquer le carnaval.

gimini

Comment découvrir les richesses touristiques des Seychelles ?

Les Seychelles constituent un archipel magnifiquement préservé de l’Océan Indien. Durant un séjour sur place, vous ne devez surtout pas manquer d’explorer ses richesses. Découvrez quelques-uns des sites incontournables aux Seychelles.

Chercher un article sur Comment fait-on