Comment bien gérer une réunion ?

 

par beopeter |

     
Comment bien gérer une réunion ?

Nous sommes tous confrontés, au moins une fois dans notre vie, à nous réunir pour l’élaboration d’une stratégie en vue de résoudre un problème. Il est possible que vous n’ayez jamais eu l’opportunité de conduire une réunion. Tenir une réunion et la gérer n’est pas chose aisée, surtout pour le débutant, on n’est jamais à l’abri d’un dérapage, d’une désorganisation. Voici donc comment procéder pour bien gérer une réunion.

Étapes de réalisation

1.

La première étape consiste à comprendre ce qu’on entend par réunion. Le pourquoi, et le comment. Il faut comprendre que le but d’une réunion est de récolter des informations ou de donner des informations. En d’autres termes, il s’agit d’un échange et également d’un partage d’information et de connaissances en vue de l’atteinte d’un objectif fixé. D’importantes décisions seront prises, et éventuellement, d’autres objectifs seront fixés. Toutefois, les réunions, dans le cas général, sont organisées pour la résolution d’un problème. Concernant le « comment », il est nécessaire d’observer ces quelques points qui suivent.

2.

Premier point, « la planification ». Il s’agit de l’élément le plus important. Pensez donc à dégager les principaux objectifs et dans ce sens faire la liste des sujets qui devront être discutés. Puis évaluez le temps nécessaire, même pour chaque sujet. Pensez également à hiérarchiser les sujets, c’est-à-dire à prioriser les sujets les plus importants. Précisez le moment de la réunion et préparez la convocation de tous les participants en évitant d’en oublier. Et pour finir, préparez les documents.

3.

Vous allez maintenant débuter la réunion. Accueillez les participants correctement. Il est également nécessaire de leurs rappeler l’objectif de ladite réunion. Soyez positif et faites le remarquer. Il est également intéressant de présenter les dirigeants de la réunion, notamment la secrétaire, le « lead vocal », etc. Maintenant assurez-vous que tout le monde ait compris les objectifs et les règles.

4.

La réunion va concrètement commencer. Commencez premièrement à présenter chaque sujet. Il est important que vous suscitiez la participation. N’hésitez surtout pas à questionner, sachez écoutez, observez le comportement de vos interlocuteurs afin de pouvoir les questionnez plus efficacement. Répétez-vous si nécessaire et demandez à chaque fois si vous vous êtes fait comprendre. Il est nécessaire de s’assurer que les participants suivent les règles, notamment en ce qui concerne le respect de chacun. Finalement, faites en sorte que vous obteniez un consensus.

5.

Vous êtes sur le point de conclure la réunion. Résumez premièrement les thèmes et les sujets abordés. Résumez également les décisions prises lors de la réunion. Confirmez-les et attribuez les rôles, et pour finir, préparez le suivi.

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