Comment formuler une lettre de demande de défraiement ?

 

par yannb04 |

     
Comment formuler une lettre de demande de défraiement ?

Si vous engagez des dépenses pour le compte d'une entreprise ou d'une association, il est souvent légitime que vous demandiez ensuite à vous faire rembourser. Voyez comment faire une demande de défraiement type que vous pourrez ensuite adapter.

Quelles sont les fournitures nécessaires ?

  • Ordinateur et imprimante.
  • Factures originales.

Étapes de réalisation

1.

Comme toute lettre, commencez par faire mention de vos coordonnées et de celles du destinataire. Ajoutez le lieu et la date puis ajoutez la ligne "Objet et précisez clairement l'objet de votre requête: remboursement des frais de déplacement, demande de défraiement etc.

2.

Dans votre lettre, commencez par expliquer pourquoi ces frais ont été engagés. Pensez entre autres à mentionner la date et le lieu de votre déplacement (point de départ et point d'arrivée), les personnes que vous avez rencontrées et dans quel but, les cadeaux éventuels que vous avez faits, divers frais de représentation...

3.

Toujours sur votre lettre, détaillez ensuite point par point les frais engagés comme ci-dessous :
- Trajet Paris-Marseille, TGV 2nde Classe, 19h12-22h17: 45€ (PJ #1)
- Trajet en taxi Gare St Charles - Bureaux annexes 22 rue du 11 novembre: 30€ (PJ#2) ...

Pensez à conclure votre lettre par la formule de politesse adéquate et signez.

4.

Enfin, joignez en annexe les originaux des justificatifs demandés (ticket carburant, billet de train ou d'avion, factures...) par ordre chronologique. Numérotez l'ensemble des pages de votre dossier en mentionnant sur chaque page le nombre total de pages (ex. 1/11, 2/11...).

5.

Photocopiez l'ensemble du dossier pour en garder une trace puis envoyez-le en recommandé avec accusé de réception à la personne en charge du défraiement ou déposez-le en mains propres.

Astuces et mises en garde

Astuce(s) :

Si un formulaire est prévu à cet effet, pensez à vous en servir.

Un RIB vous est souvent demandé pour pouvoir vous virer la somme directement.

Mise(s) en garde :

Vérifiez que les frais engagés respectent les montants et conditions qui vous sont fixés.

Les conseils donnés ici sont à adapter à votre propre situation.

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